Nueve (9) medidas a cubrir en una visita de la UIF.
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1. Alta en la UIF.
Petición de la UIF: Exhibir el alta de Registro de actividades vulnerables de prestación de servicios de fe pública, a que se refiere el artículo 17 fracción XII, apartado A de la LFPIORPI.
Recomendación: "Tener carpeta electrónica donde estén todos los documentos requeridos por la UIF."
2. Control de Avisos enviados.
Petición de la UIF: Exhibir la presentación de los Avisos presentados por el periodo comprendido del 1 de enero del 2014 a la fecha.
Recomendación: "controlar de forma electrónica el expediente único o los expedientes de la notaría"
3. Manual de operaciones.
Petición de la UIF: Exhibir el documento que contenga la política de identificación del Cliente y Usuario, la cual comprenderá, cuando menos, los lineamientos establecidos y los criterios, medidas y procedimientos internos.
Recomendación: "Tener carpeta electrónica donde estén todos los documentos requeridos por la UIF."
4. Índice de escrituras con operaciones Vulnerables.
Petición de la UIF: Exhibir todas las operaciones que realizó la persona que realiza la actividad vulnerable de Fe Pública que sean motivo de identificación y aviso de conformidad con la LFPIORPI, su reglamento y reglas de carácter general.
Recomendación: "Tener identificadas todas las escrituras con actividad vulnerable."
5. Expediente Único.
Petición de la UIF: Exhibir los expedientes integrados conforme a la identificación de sus clientes o usuarios respecto a las
disposiciones que establece la LFPIORPI, su reglamento y reglas de carácter general, por el periodo
comprendido del 1 de enero del 2014 a la fecha, de acuerdo al artículo 17 fracción XII apartado A.
Recomendación: "Manejar de forma electrónica el expediente único."
6. Documentos de solicitud de Servicio.
Petición de la UIF: Exhibir el documento en donde conste que solicitó al cliente o usuario que participe en actividades vulnerables información acerca de si tiene conocimiento de la existencia del dueño beneficiario.
Recomendación: "tener en Recepción de la notaría los anexos para identificar a las personas que acuden a la notaría a hacer actividades vulnerables"
7. Escritura, índices, apéndices y documentos relacionados.
Petición de la UIF: Exhibir todos los protocolos, apéndices e índices, pólizas, libros de registro, archivos, informes y documentos que el mencionado personal requiera durante la diligencia y que tenga relación con el cumplimiento de las obligaciones de identificar a los clientes o usuarios con quienes realice las propias actividades sujetas a supervisión y verificar su identidad basándose en credenciales o documentación oficial,
así como recabar copia de la documentación.
Recomendación: "Lugar específicos donde se tenga todo al información relacionada a las actividades UIF"
8. Acumulados.
Petición de la UIF: Exhibir el mecanismo para dar seguimiento y acumular los actos u operaciones que, en lo individual, realicen sus Clientes o Usuarios, por montos iguales o superiores a los señalados en los supuestos de identificación previstos en el artículo 17 fracción XII, apartado A de la LFPIORPI.
Recomendación: "contar con un software que le ayude a calcular los acumulados"
9. Listas UIF.
Petición de la UIF: Demuestre que mecanismos o medidas de prevención tiene implementado para identificar a sus clientes o usuarios en relación a las listas que emiten autoridades nacionales u organismos internacionales, o autoridades de otros países para evitar el uso de recursos para el financiamiento de organizaciones delictivas, así como de otras actividades ilícitas.
Recomendación: "Contratar o pedir a su colegio que contrate software que busque en las listas de la ONU y Tesoro de Estados Unidos"
En un sólo lugar los puntos:
1, 3, 4, 6, 8 y 9
En un sólo lugar los puntos:
5, 2 y 7
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